Reglemente för fastighetsnämnden

Reglemente för Västra Götalandsregionens fastighetsnämnd

Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser.

Styrning och ledning av fastighets- och lokalförsörjning

Västra Götalandsregionens fastighetsförvaltning och lokalförsörjning styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Regionstyrelsen fastställer investeringsplan och fördelar investeringsramar i enlighet med beslutad investeringsmodell. Fastighetsnämnden ska bedriva fastighetsförvaltning och lokalförsörjning ändamålsenligt och effektivt så att Västra Götalandsregionen utnyttjar egna lokaler och begränsar extern förhyrning. Arbetet sker enligt fastställd investerings- och hyresmodell samt de mål och anvisningar som i övrigt anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Nämnder och styrelser utarbetar i samarbete med fastighetsnämnden förslag till investeringsplan som underlag för regionstyrelsens och regionfullmäktiges beslut om investeringar. Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige 2015-11-24.
2 (7)

Reglemente

A. Fastighetsnämndens uppgifter

1 § Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde
a) följa vad som anges i lag eller annan författning
b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra
c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer.
2 § Nämnden ansvarar för förvaltning av Västra Götalandsregionens fastigheter och förser verksamheterna, inklusive bolag där Västra Götalandsregionen äger mer än hälften av aktierna, med lokaler. Nämnden svarar för planering, projektering och genomförande av ny-, om- och tillbyggnader av fastigheter enligt beslutade investeringsplaner.
3 § I nämndens uppgifter ingår att
a) bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut och regionstyrelsens anvisningar
b) ansvara för att investeringar genomförs inom ramen för avsatt investeringsutrymme
c) följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor
d) samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamheten i egen regi
e) följa anvisningar som regionstyrelsen lämnar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter
f) bereda frågor om förvärv, byte och försäljning av fast egendom, tomträtter och bostadsrätter
g) svara för energiinvesteringar enligt fastställda inriktningsbeslut
h) svara för fastighetsanknuten service
i) svara för Västra Götalandsregionens parkeringar och till regionstyrelsen bereda förslag till parkeringsavgifter
j) vara rådgivare till Västra Götalandsregionens verksamheter när det gäller planeringen av framtida lokalbehov, investeringar samt utformning av lokaler
k) till regionstyrelsen bereda frågor om extern förhyrning av administrativa lokaler
l) upplåta och säga upp nyttjanderättsavtal och arrenden
m) svara för upphandling och inköp inom nämndens verksamhetsområde i enlighet med regionfullmäktiges och regionstyrelsens fastställda riktlinjer och anvisningar
n) svara för att beslutade avvecklingsfastigheter säljs
o) svara för fastighetsanknutna tekniska säkerhetsanläggningar
p) på uppdrag av kulturnämnden ansvara för Västra Götalandsregionens konstenhet
q) nyttja det utbud av service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder. Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige 2015-11-24.
3 (7)
r) följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter.

Organisation inom verksamhetsområdet

4 § Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten.

Personalansvar

5 § Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Nämnden fastställer varje mandatperiod instruktion till förvaltningschef.

B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer

Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige

1 § Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag.

Företrädarskap

2 § När nämnden ingått avtal med extern part ska den företräda Västra Götalandsregionen i frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen.

Personuppgifter

3 § Nämnden är personuppgiftsansvarig för register och andra behandlingar av personuppgifter i nämndens verksamhet.

Säkerhet

4 § Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

Intern styrning och kontroll

5 § Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll.

Avskrivning av fordringar

6 § Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde.

Tillgänglighet

7 § Nämnden ska, inom sitt verksamhetsområde, beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige 2015-11-24.
4 (7)

Arbetsformer

Tidpunkt för ordinarie sammanträde

8 § Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden.

Extra sammanträde

9 § Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran till ordföranden med uppgift om ärende som ska behandlas. Om det är möjligt ska ordföranden samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

Inställt eller ändrad tid för sammanträde

10 § Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dag eller tid för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller om att ändra dag eller tid, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet.

Kallelse och handlingar

11 § Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra det (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. 

Offentliga sammanträden

12 § Nämnden får besluta om offentliga sammanträden.

Sammanträde på distans

13 § Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och så att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige 2015-11-24.
5 (7)

Närvarorätt

14 § Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver det får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

Sammansättning

15 § Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat.

Ordföranden

16 § Ordföranden ska
a. leda nämndens arbete och sammanträden
b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente
c. kalla ersättare
d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts
e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden
f. bevaka att nämndens beslut verkställs
g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter.

Presidium

17 § Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

Ersättare för ordföranden och vice ordföranden

18 § Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige 2015-11-24.
6 (7)

Förhinder

19 § En ledamot som är förhindrad att delta i ett helt eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till ordföranden. Ordföranden ska underrätta ersättaren som står i tur om att denne ska tjänstgöra.

Ersättares tjänstgöring

20 § Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

Avbruten tjänstgöring

21 § En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet.

Reservation

22 § Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska det göras det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tid som fastställts för justering av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Justering av protokoll

23 § Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

Delgivningsmottagare

24 § Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar.

Delegeringsbeslut

25 § Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som den beslutar. Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige 2015-11-24.
7 (7)

Undertecknande av handlingar

26 § Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, av den som utsetts att kontrasignera.

Kontakt

Katarina Grudén Dahlin, förvaltningsjurist
070-816 07 07 
 

uiqt|wBsi|izqvi5oz}lmv5liptqvH%vozmoqwv5{msi|izqvi5oz}lmv5liptqvH%vozmoqwv5{muiqt|wBuwvqki5ivlmz{{wvH%vozmoqwv5{muwvqki5ivlmz{{wvH%vozmoqwv5{muiqt|wB%vi{|ni{|qopm|mzH%vozmoqwv5{m%vi{|ni{|qopm|mzH%vozmoqwv5{m